Ficha de Levantamento de Processo

Levantamento para análise de oportunidades de automação e melhoria

Como preencher: não precisa de respostas perfeitas. Descreva o processo tal como acontece na realidade — incluindo os "desenrascanços" e exceções. Se algo não se aplicar, escreva "n/a". Seja concreto ("copio 30 linhas do Excel para o ERP todas as manhãs") em vez de genérico ("faço gestão de dados").
Identificação
Classificação rápida
Ex: PHC, Excel, Email, Banco online, Portal Gaspar, Sage MO…
1. Compreender o processo
Descreva o processo do princípio ao fim, como se o explicasse a um colega novo.
  • O que desencadeia o processo? Quem o inicia?
  • Qual é o resultado final esperado?
  • Quais são os passos, do início ao fim?
  • Quem intervém em cada passo? Existem aprovações?
  • Existem exceções frequentes? Quais?
2. Trabalho manual
É aqui que costumam aparecer as melhores oportunidades.
  • O que é copiado manualmente entre sistemas/ficheiros?
  • Que informação é introduzida mais do que uma vez?
  • Que tarefas repete todos os dias/semanas? O que ocupa mais tempo?
  • O que ninguém gosta de fazer? Que tarefas só seguem regras, sem decisão real?
3. Dores e problemas
O que corre mal e porquê.
  • Onde ocorrem mais erros? Onde há atrasos ou esperas?
  • Que informação costuma faltar?
  • Qual é a principal reclamação da equipa?
  • Se pudesse eliminar uma tarefa amanhã, qual seria? E porque ainda ninguém a eliminou?
4. Dados
Muitas transformações falham porque ninguém sabe onde estão os dados.
  • Que informação é necessária? De onde vem? Onde é guardada?
  • Quem atualiza esses dados?
  • Há várias versões da mesma informação? Em quantos sítios (ERP, Excel, email, SharePoint, papel)?
  • Quando está errada, como é que descobrem?
5. Pessoas e impacto organizacional
A maioria dos projetos de automação morre por resistência humana que ninguém mapeou.
  • Quem é o "dono" real do processo (quem o conhece melhor)?
  • Quem tem de mudar a forma de trabalhar se isto for automatizado?
  • Quem ganha tempo? Quem pode sentir que perde trabalho/influência?
  • Há conhecimento que está só na cabeça de uma pessoa?
6. Tempo, frequência e impacto
Nem tudo merece automação. Estes números ajudam a decidir.
  • Quantas vezes por dia/semana/mês acontece? Quanto tempo demora de cada vez?
  • Quantas pessoas estão envolvidas? Quantos erros por mês, em média?
  • O que acontece quando há um erro (impacto no cliente, custo, retrabalho)?
7. Oportunidades de automação
Imagine que tem um assistente a trabalhar 24h por dia. O que lhe entregaria?
  • O que poderia ser preenchido/validado automaticamente?
  • O que poderia gerar notificações ou alertas?
  • O que poderia ser aprovado digitalmente?
  • O que poderia estar num dashboard, em vez de pedido por email?